Come organizzare la giornata: strumenti e consigli utili per essere efficiente

Quando si parla di gestione del tempo, è fondamentale sapere come organizzare la giornata ed essere produttivo, sia che tu debba lavorare, sia che tu debba studiare.

L’organizzazione quotidiana, infatti, non è una prerogativa di chi lavora: anche nello studio, avere una pianificazione e conoscere uno strumento per tenere il tempo è di vitale importanza per migliorare la concentrazione e ottenere performance straordinarie.

In questa guida ti spiegheremo come organizzarsi la giornata in modo semplice e efficace, lavorando sulla routine e sull’ottimizzazione dei tempi, per essere sempre produttivo e sfruttare al massimo ogni spazio. Gestendo efficacemente il tempo, guadagnerai tempo libero da investire nelle tue passioni e nei tuoi interessi.

Se sei pronto, iniziamo subito a vedere come organizzare la vita quotidiana, che tu sia uno studente o un lavoratore (o, perché no, entrambi).

Ecco come organizzare la vita quotidiana e ottimizzare il tuo tempo

Ti ritrovi spesso a domandarti dove è andato a finire il tuo tempo quando ti metti a letto ogni notte? Se è così, potrebbe essere il momento di organizzarsi.

24 ore possono sembrare lunghe, ma quando sei sul lavoro, quando dormi, quando studi e devi dedicarti a tante cose, la tua giornata probabilmente inizia a sembrare molto più breve. Vediamo ora come organizzare la giornata e come gestire il tempo in maniera efficace.

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1 – Analizza il tuo tempo

La prima cosa da dire quando si parla di come organizzare il tempo è di analizzare le tue attività quotidiane: quali sono le cose a cui dedichi più tempo durante il giorno?

Una volta che hai capito come viene speso il tuo tempo, puoi capire come massimizzarlo. Dovrai dedicare del tempo a compiti importanti e massimizzare la tua attenzione per portarli a termine.

Se ti rendi conto che dedichi troppo tempo ad attività poco profittevoli, cerca di eliminarle o di delegarle a qualcun altro, soprattutto sul lavoro.

2 – Programma la tua giornata la sera prima

Per avere ben chiaro lo scopo della giornata successiva, programma la giornata la sera prima: aiutati con carta e penna o con un’app per la pianificazione delle attività e realizza una lista di cose da fare. Se fai lo sforzo di organizzarti ogni giorno prima che questo inizi, diventa più facile buttare fuori la tua lista di cose da fare e anche portare a termine ogni obiettivo.

Per darti una linea guida, dovresti avere almeno quattro piani per tutti i giorni: uno dovrebbe essere correlato al lavoro, uno dovrebbe essere per un’attività personale come una commissione, e due dovrebbero essere per realizzare i tuoi sogni di vita.

3 – Fai delle to-do list

Avere delle to-do list è fondamentale se vuoi capire come organizzare la giornata di uno studente o di un lavoratore. Che cosa sono le to-do list? Si tratta di elenchi composti da voci che organizzano le tue attività da completare. Puoi fare delle to-do list giornaliere, come quelle di cui abbiamo parlato nel paragrafo precedente e pianificare delle attività anche a medio-lungo termine.

Ad esempio, è buona prassi imparare a gestire il tempo realizzando delle to-do list settimanali e anche mensili con dei macro obiettivi da perseguire, inerenti alla sfera professionale e personale. Per fare degli esempi di obiettivi settimanali, possiamo citare:

1. Studiare 3 libri
2. Dedicare due pomeriggi ad un incontro con gli amici
3. Scrivere un progetto di lavoro e consegnarlo entro il venerdì mattina
4. Fare la spesa per la settimana

4 – Innesca una routine mattutina

Iniziare la giornata sempre allo stesso modo può aiutarti a gestire meglio il tuo tempo e a rimanere concentrato, anche quando non ne hai voglia.

Il tuo rituale mattutino può essere semplice come cantare insieme a una playlist ad alta energia mentre fai la doccia (cosa che, secondo alcuni studi, aumenta la produttività) o intensa come una corsa mattutina (che rilascia dopamina, una sostanza chimica mostrata per motivarti).

Scegli un’attività che ti metta in una mentalità positiva per iniziare la giornata e dedicati a qualcosa che puoi impegnarti regolarmente.

5 – Inizia la giornata con i compiti più grandi

Se ti stai chiedendo come organizzare la giornata lavorativa, ma anche di studio, è bene portarsi avanti con le attività che, più di tutte, ci danno preoccupazione.

Saper di dover portare a termine un compito impegnativo e dedicarsi ad altro non farà che aumentare il timore di quel compito e farti rimanere in pensiero tutto il giorno. Perché allora non portarlo subito a termine?

Inizia la giornata dedicandoti alla tua task più impegnativa: in questo modo, anche se non realizzi altro, potrai comunque dire di aver fatto qualcosa di produttivo.

6 – Non dimenticare il tempo libero

Buttarsi a capofitto nello studio e nel lavoro senza pensare a qualcosa da fare nel tempo libero, a lungo andare, può intaccare la tua produttività.

Ritagliati del tempo libero ogni giorno, in cui fare quello che ami: un’uscita con gli amici, una serata al cinema o un pomeriggio in palestra sono perfetti per recuperare le energie e staccare la spina.

7 – Prevedi delle interruzioni

Avere un’agenda lavorativa o un planning di studio è importante, ma se vuoi capire come organizzare la giornata dovrai prevedere delle pause tra le varie attività.

Quando prepari una to-do list, è bene associare ad ogni attività un lasso di tempo in cui dovrai svolgerla. Ad esempio, parlando di una to-do list quotidiana:

• Colazione, dalle 8:30 alle 9:00
• Studio I capitolo diritto pubblico, dalle 9:15 alle 11:30
• Pausa, dalle 11:30 alle 11:45
• Ripasso del I capitolo diritto pubblico, dalle 11:45 alle 12:30
• Pausa pranzo, dalle 12:30 alle 13:30
• Studio II capitolo diritto pubblico, dalle 13:30 alle 16:15
• Pausa, dalle 16:15 alle 16:30
• Ripasso del II capitolo diritto pubblico, dalle 16:30 alle 17:30
• Aperitivo con gli amici, dalle 17:30 alle 20:00

Come vedi, molto spesso fra un’attività e l’altra ci sono delle interruzioni: queste brevi pause ti serviranno per recuperare la concentrazione ed essere più focalizzato sull’attività successiva.

8 – Usa app per pianificare il tempo

Ci sono tanti strumenti tecnologici che possono aiutarti a capire come organizzare la giornata. Monitorare il tuo tempo è fondamentale e, attraverso le app di pianificazione, riuscirai a calendarizzare ogni attività al meglio, avendole a portata di smartphone.

Anche se la tua memoria è eccellente, avere sotto mano una lista di cose da fare è un’ottima abitudine. Avere un’agenda digitale (ma anche cartacea) non solo rende più facile la memorizzazione, ma ti fornisce anche una registrazione cui fare riferimento quando necessario. Guardare le attività e gli eventi fianco a fianco ti aiuterà anche a stabilire le priorità.

Tra le app per la gestione del tempo e delle attività più note, segnaliamo:

• Trello
• Todoist
• RescueTime
• Momentum
• Forest

9 – Accetta il fatto di non riuscire a fare tutto in giorno

Uno degli errori più diffusi quando si parla di organizzazione della giornata è proprio credere che non riuscire a portare a termine un’attività equivalga ad un fallimento.

Non cadere in questa trappola: possono esserci mille variabili che intervengono nell’avanzare dei tuoi lavori e anche tanti aspetti che non puoi controllare. Per prevenire questo fenomeno, cerca di darti sempre obiettivi giornalieri raggiungibili: lavorare con obiettivi irrealistici non è utile né proficuo per la tua produttività.

Su come organizzare la giornata abbiamo detto tutto, per oggi: non ti resta che cimentarti in questo percorso e mettere in pratica tutti i nostri consigli per aumentare la tua concentrazione e la tua produttività.