Matrice di Eisenhower: come imparare a gestire il tempo

Sei curioso di scoprire qualcosa in più sulla matrice di Eisenhower?

In questa guida ti parleremo di questo interessante modello  per la gestione del tempo e di come può esserti utile nella vita professionale e nello studio.

Pianificare il tuo tempo e definire gli obiettivi da raggiungere rappresentano la base della buona organizzazione: se hai le idee chiare su come gestire il tempo a tua disposizione, riuscirai ad ottimizzarlo compiendo le stesse azioni più velocemente.

Se vuoi aumentare la produttività e avere più tempo libero, la matrice di Eisenhower è lo strumento perfetto per te: ecco che cos’è e come utilizzarlo al meglio traendone tutti i benefici.

Imparare a gestire il tempo con il metodo Eisenhower

Dalla definizione di time management al significato di procrastinatore, ecco quello che c’è da sapere sulla matrice di Eisenhower e l’incremento della produttività nel lavoro e nello studio.

Cos’è il time management?

Prima di descrivere nel dettaglio la matrice di Eisenhower, diamo una definizione al time management e al processo di gestione del tempo.

Con gestione del tempo (o Time management, in inglese) intendiamo quel processo di pianificazione e controllo del tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività.

Ovviamente, per essere buoni time manager, è necessario esercitarsi e lavorare su una serie di competenze, strumenti e tecniche utilizzate al fine di realizzare specifiche attività, progetti ed obiettivi entro un determinato periodo di tempo.

Le strategie di time management si legano all’impostazione di obiettivi personali,  progetti e piani d’azione composti da un elenco di attività semplici, le cosiddette to-do list (liste delle cose da fare).

Vediamo ora come costruire una matrice delle priorità utilizzando il metodo Eisenhower nel time management.

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Metodo Eisenhower dalla A alla Z

“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”

Dopo una doverosa introduzione sul time management, entriamo nel vivo della nostra guida e parliamo di come la matrice di Eisenhower può aiutarti a risparmiare tempo e ad evitare la dannosissima procrastinazione.

Il metodo Eisenhower è stato introdotto negli USA negli anni ’50 e si basa su una prima e fondamentale distinzione tra due concetti:

• Urgente: questo concetto fa riferimento a tutte quelle cose che ti sono state commissionate da altri, urgenti perché avresti dovuto risolverle prima o perché hai gestito male degli impegni.
  Si tratta di cose urgenti e non importanti
• Importante: sono i progetti a medio/ lungo termine che sono in grado di migliorarti drasticamente la vita.
  Sono importanti ma non hanno la caratteristica di urgenza.

La matrice di Eisenhower prevede una gestione delle priorità organizzata secondo quattro quadranti:

• Importante e urgente: attività da eseguire al più presto e di persona;
• Importante e non urgente: attività a cui porre una scadenza e da eseguire personalmente;
• Non importante e urgente: attività da delegare;
• Non importante e non urgente: attività da eliminare.

Vediamo cosa scrivere in ciascun quadrante della matrice del generale Eisenhower.

Quadrante 1 – Importante e urgente

Nel primo quadrante della matrice dovrai scrivere tutte quelle attività importanti, da eseguire personalmente e al più presto, perché presentano carattere di urgenza.

Tra le cose che rientrano in questo quadrante, definito anche quadrante di CRISI, figurano ad esempio:

• Progetti in scadenza
• Telefonate a docenti o clienti
• Problemi pressanti, urgenti da risolvere
• Attività già scadute

Se la maggior parte della tua giornata è concentrata in questo quadrante, significa che hai delle oggettive difficoltà nella gestione del tempo e gli impegni ti hanno completamente subissato. In questo caso, è necessario assolutamente rivedere le tue priorità e capire dove risiede la fonte del problema.

Quadrante 2 – Importante e non urgente

In questo secondo quadrante dovrai scrivere tutte le attività importanti, ma che non presentano carattere di urgenza. Questo quadrante è quello dedicato al benessere e alle opportunità, perché racchiude tutte le cose importanti per te e per la tua crescita. Ad esempio, potresti includere:

• Attività di crescita personale, come un corso di lingue;
• Pianificazione di un viaggio
• Praticare sport

Più attività figureranno in questa zona, maggiore sarà la tua qualità della vita.

Quadrante 3 – Non importante e urgente

Nel terzo quadrante della matrice Eisenhower dovrai includere le attività che non reputi importanti, ma che hanno carattere d’urgenza.

Ad esempio, potrebbero rientrare in questa categoria:

• Attività percepibili apparentemente come urgenti, ma che in realtà possono essere delegate;
• Attività che riguardano altre persone.

Ne sono classici esempi mail e telefonate, così come le riunioni più o meno superflue in ambito professionale. Il consiglio è quello di tagliare il più possibile le attività di questo tipo e, appena possibile, delegarle a qualcun altro per concentrarti meglio sulle tue priorità.

Quadrante 4 – Non importante e non urgente

Nell’ultimo quadrante vanno inserite tutte quelle attività che reputi superflue e che non hanno alcuna rilevanza neanche dal punto di vista dell’urgenza.

Si tratta, dunque, di attività destinate ad essere eliminate o rimandate.

Ad esempio:

• Navigazione sul web;
• Giochi online;
• Progetti potenziali che al momento non hanno spiragli di concretezza.

Applicando concretamente questo modello, potrai ottimizzare le tue risorse temporali e imparare a non procrastinare gli impegni importanti, per non sovraccaricare il quadrante 1.

L’obiettivo, ovviamente, è quello di spostare quanti più elementi nel quadrante 2 eliminando le fonti di distrazioni superflue e ruba tempo.

Per realizzare la tua matrice di Eisenhower, puoi prendere carta e penna o realizzarne un modello scaricabile in PDF solo da compilare.

Metodi accessori e complementari

Oltre alla matrice di Eisenhower, potresti imparare a gestire il tempo servendoti di altri interessanti strumenti, magari combinandoli tra loro.

Un ottimo esempio di modello utile nel time management è il modello POSEC.

POSEC è l’acronimo di priorità con l’Organizzatore, la razionalizzazione, risparmio e Sostenitori.

Questo modello è legato alla percezione dell’individuo in relazione a sicurezza emotiva ed economica.

Ecco il significato dell’acronimo sulla base delle scale di priorità:

• Prioritize – (Priorità): Definisci la vita che vorresti avere;
• Organizing – (Organizzare): Scegli le cose da fare per ottenere sicurezza e stabilità, che dovrai portare a termine regolarmente per avere successo;
• Streamlining – (Flusso): Individua tutte quelle attività che non ti piace fare, ma che devi necessariamente fare;
• Economizing – (Economizzare) : Scegli tutte le cose che dovresti fare per economizzare, ma che non hanno carattere di urgenza;
• Contributing – (Contribuire): Tieni d’occhio le cose rimaste che fanno la differenza.

Oltre al modello POSEC, fondamentale per incrementare la produttività in vista del successo, potresti investire nelle to-do list, utili per definire degli obiettivi a breve, medio e lungo termine.

Avendo chiari gli obiettivi e le mete da raggiungere, sarà più semplice arrivarci e prendersi delle soddisfazioni personali. Il requisito, però, è che gli obiettivi definiti siano SMART. L’acronimo SMART prevede che i tuoi obiettivi siano:

• Specifici
• Misurabili
• Accessibili
• Realistici
• Temporalmente definiti

Per le tue to-do list puoi utilizzare carta e penna oppure scaricare le migliori app per la gestione del tempo e la costruzione delle liste per le cose da fare.

Hai le idee più chiare su come la matrice di Eisenhower e gli altri sistemi possono aiutarti a gestire il tempo e aumentare la produttività?

Siamo certi che, grazie ai consigli dell’Università Niccolò Cusano, riuscirai a ottimizzare le risorse e a goderti successi e tempo libero.